• Durch Mitarbeiter-Beteiligung zum passenden Büro

    Der nachfolgende Text von Miriam Ertel über Mitarbeiter-Beteiligung bei Change Prozessen ist als Gastbeitrag im “Hallo Arbeit”-Magazin erschienen.
    Er ist auch in PDF-Form abrufbar:
    → Artikel im Magazin “Hallo Arbeit” – September 2022 (pdf)

    Die Zukunft ist schon da! Neue Formen der Zusammenarbeit und das bewusste Gestalten des „New Normal“ ist jetzt in vielen Unternehmen an der Tagesordnung. Zu lange hat man sich mit „Übergängen“ und Provisorien hinsichtlich der zukünftigen Zusammenarbeit beholfen. Das spiegelt sich auch in Raumkonzepten wider, die jetzt nicht mehr zu passen scheinen. In aufwendigen Büroplanungsprozessen werden neue Raumkonzepte geplant und umgesetzt.

    Nutzer beteiligen lohnt sich

    Wir haben uns daran gewöhnt, dass sich die Arbeitsumgebung von jetzt auf gleich verändern kann — diese positive Entwicklung gilt es mitzunehmen für die dauerhafte Umgestaltung von Arbeitsräumen. Meistens vom Management initiiert und mit Architekten geplant, werden oft auch frühzeitig Innenarchitekten und Büromöbel-Fachhändler einbezogen, um Lösungen für die Gestaltung und Ausstattung der neuen Arbeitsräume zu liefern. Dem Nutzer kommt dabei oft eine untergeordnete Rolle zu. Unterstellt wird, dass dieser in der „schönen, neuen Arbeitswelt“ Begeisterung und Motivation von allein entfaltet, schließlich habe man viel Geld investiert, um die Flächen umzugestalten. Die Nutzer neuer Bürowelten frühzeitig in die Planung und Umsetzung zu beteiligen, birgt allerdings viele Chancen, die es zu nutzen gilt.

    Akzeptanz erhöhen, Mitarbeiter überzeugen

    Initiiert man geeignete Beteiligungsprozesse mit potenziellen Nutzern entfalten sich eine Reihe von Chancen: Diese sind von Beginn an der Ausgestaltung von Räumen beteiligt und bringen ihr Erfahrungswissen mit ein — Bestellprozesse werden optimiert, ungenutzte oder ineffiziente Lösungen vermieden. Die hohe Akzeptanz von Gestaltungs- und Ausstattungslösungen verändert von vornherein die Motivation der Nutzung dieser. Begeisterte Mitarbeiter werden zu Influencern innerhalb des Unternehmens und zeigen ihre Arbeitsplätze gerne. Weitere Büroraumprojekte für ein agiles und kollaboratives Arbeiten entstehen.

    Kreative Workshops als Element gelungener Mitarbeiter-Beteiligung

    In Change Prozessen werden Workshops mit an Veränderungen beteiligten Teams seit Jahren erfolgreich umgesetzt. Warum? Zum einen weiß man mittlerweile, dass die Akzeptanz für Veränderungen dann am größten ist, wenn Beteiligte frühestmöglich einbezogen werden, ihre Ideen und Bedenken gehört und sie in weitere Prozesse einbezogen werden.

    Zum anderen benötigt man die Informationen der Basis: Welche Herausforderungen werden gesehen? Welche Ideen gibt es bereits?

    In drei Schritten zum Erfolg

    Als Planer von Workspace Projekten macht man sich die Vorteile der aktiven Mitarbeiter-Beteiligung zu eigen.

    • Zur Sammlung von Informationen
    • Zum Verständnis für die zukünftigen Herausforderungen
    • Als Influencer für zukünftige Raumprojekte im Unternehmen

    Workshops eignen sich auch deshalb besonders gut, weil Kreativität und Kollaboration im Vordergrund stehen. Die sogenannte „Schwarmintelligenz“ in Teams sorgt dafür, dass eine Vielzahl von Ideen und Herausforderungen zum Vorschein kommen. Das „Miteinander im Team“, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, die starke Einbindung von Kunden in Projekten — als diese zukünftigen und agilen Anforderungen kommen in Workshops deutlich besser zum Vorschein.

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  • Nutzer neuer Räume in der Planung beteiligen – aber wie?

    Die Planer und Ausstatter neuer Bürokonzepte stehen vor unterschiedlichen Herausforderungen: Der Bauherr hat nicht selten bereits klare Vorstellungen davon, wie das „new work“ in sein Unternehmen einziehen soll – das Arbeiten soll produktiver, flexibler und digitaler werden – natürlich bei gleichzeitiger Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit! Die Teams, die später in neue Workspaces einziehen sollen, dürfen sich dabei oft nur wenig äußern („wir kennen die Anforderungen der Zukunft, die Mitarbeiter werden dann schon glücklich sein“) oder ihre zukünftigen Anforderungen werden durch die Führungskräfte in den Planungsprozess eingebracht. Nutzer in den Prozess zu integrieren scheint oft zu aufwendig.

    Workshops als Element gelungener Nutzerbeteiligung

    In Change Prozessen werden Workshops mit an Veränderungen beteiligten Teams seit Jahren erfolgreich umgesetzt. Warum? Zum einen weiß man mittlerweile, dass die Akzeptanz für Veränderungen dann am größten ist, wenn Beteiligte frühestmöglich einbezogen werden, ihre Ideen und Bedenken gehört und sie in weitere Prozesse einbezogen werden.

    Zum anderen benötigt man die Informationen der Basis: Welche Herausforderungen werden gesehen? Welche Ideen gibt es bereits?

    In drei Schritten zum Planungserfolg

    Als Planer von Workspace Projekten macht man sich die Vorteile der aktiven Nutzerbeteiligung zu eigen.

    • Zur Sammlung von Informationen
    • Zum Verständnis für die zukünftigen Herausforderungen
    • Als Influencer für zukünftige Raumprojekte im Unternehmen

    Workshops vs. Interviews

    Workshops eignen sich im Gegensatz zu Interviews besser, weil Kreativität und Kollaboration im Vordergrund stehen. Die sogenannte „Schwarmintelligenz“ in Teams sorgt dafür, dass eine Vielzahl von Ideen und Herausforderungen zum Vorschein kommen, während Interviews oft nur die Einzelbedürfnisse fokussieren. Das „Miteinander im Team“, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, die stärke Einbindung von Kunden in Projekten – als diese zukünftigen und agilen Anforderungen kommen in Workshops deutlich besser zum Vorschein.

    Der Planer als Moderator

    Der Moderator im Allgemeinen ermöglicht vor allem Lösungs- und Einigungsprozesse in Gruppen –  durch die Zusammenführung von Personen mit gemeinsamen Interessen und Zielen.  Soweit die Theorie! Was heißt das für Sie in Planungsprozessen neuer Raumprojekte? Das Vermitteln zwischen verschiedenen Stakeholdern gehört mittlerweile schon zum Tagesgeschäft. Bauherren, Behörden, Handwerker, beteiligte Abteilungen des Unternehmens (Facility Management, Betriebsräte etc.) – alle wollen mitentscheiden. Umso wichtiger, sich der eigenen Rolle in diesem Prozess deutlich zu werden!

    Zu beachten ist, dass sich ein Moderator möglichst neutral und objektiv verhält. Bei der Beteiligung von Nutzern kommt hinzu, dass es neben der Vermittlung zwischen Sachthemen nicht selten Gruppendynamik und Gefühlslagen eine Rolle spielen – all das muss gesteuert werden.

    Merkmale gelungener Workshops

    Moderation bedient sich bestimmter, didaktischer Prinzipien. Der Fokus liegt auf dem Ziel: Was möchte ich mit dieser Form der Beteiligung erreichen?

    Wenn ein Planungsprozess angestoßen wird, in dem verschiedene, bislang getrennt voneinander agierende Abteilungen, auf einer gemeinsamen Fläche zusammenarbeiten sollen, könnte dieses heißen:

    „Käufer im Fokus –gemeinsam erfolgreich in Kundenprojekten“

    Ein gut vorbereiteter Workshoptag gliedert sich in vier Teile – Dem Spirit, das gemeinsame Einstimmen auf das Ziel und das Herstellen eines Commitment der Workshopteilnehmern. In der nachfolgenden Orientierung gibt es ausreichend viele Informationen für die Nutzergruppe: Was hat sich die Unternehmensleitung überlegt? Welcher Strategie folgt das? Was sind die Raumplanungsvisionen, die bereits vorhanden sind? Wie stark können sich Nutzer noch einbringen? Die eigentliche Partizipation findet dann im Kern des Workshops statt. In kleineren Gruppen oder gemeinsam werden Ideen ausgetauscht, Wünsche geäußert und die jeweiligen Arbeitsmodi analysiert: Wer arbeitet eigentlich wie? Was verändert sich in Zukunft? Hier kommen verschiedene Methoden und Techniken der Moderation zum Einsatz. Im Closing des Workshops führt der Moderator die Ideen zusammen und gibt einen Ausblick auf die weiteren Schritte – der Weg zu hoher Akzeptanz Ihrer weiteren Planung ist geebnet!

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  • Neue Arbeitswelten gemeinsam gestalten – new work erleben!

    Die Zukunft ist schon da! Neue Formen der Zusammenarbeit sind in vielen Unternehmen mittlerweile an der Tagesordnung.  Unternehmen deren Arbeitsumgebungen noch aus Zeiten stammen, bevor es den Euro oder das Internet gab können kaum mehr im umkämpften Wettbewerb um gute Arbeitskräfte bestehen. Die Anpassung des „Werkzeugs Raum“ als Ausdruck von Veränderungen werden in aufwendigen Büroplanungsprozessen geplant und umgesetzt. Dennoch bleibt die Performance häufig hinter den Erwartungen von Führungskräften zurück. Im Gegenteil: Ein Widerstand der Nutzer lässt erkennen, dass diese im Prozess zu wenig beteiligt waren!

    Nutzer beteiligen heißt Nutzer überzeugen

    Im Prozess der Umgestaltung von Arbeitsräumen sind viele Akteure eingebunden – meistens vom Management initiiert und mit Architekten geplant, werden mittlerweile frühzeitig Innenarchitekten und Fachhändler einbezogen, um notwendige Lösungen für die Gestaltung und Ausstattung zu liefern. Dem Nutzer kommt dabei oft eine untergeordnete Rolle zu – unterstellt wird, dass dieser in der „schönen, neuen Arbeitswelt“ Begeisterung und Motivation von allein entfaltet, schließlich habe mal viel Geld investiert, um die Flächen umzugestalten. Die Nutzer neuer Bürowelten frühzeitig in die Planung und Umsetzung zu beteiligen birgt allerdings viele Chancen, die es zu nutzen gilt. Dabei können Sie als Innenarchitekt und Fachhändler eine wesentliche Rolle spielen und Ihr Angebotsportfolio erweitern!

    Akzeptanz erhöhen, Auftraggeber überzeugen

    Üblicherweise verläuft ein Büroplanungsprozess strukturiert und an Bauzeitenplänen orientiert: Zunächst werden Grundlagen und Bedarfe ermittelt, Ausschreibungen für Gewerke und Dienstleister angestoßen und alle baulichen Schritte im Detail geplant. Aus der Perspektive des Fachhändlers und Innenarchitekten ergeben sich innerhalb der einzelnen Schritte enormes Potential den Nutzer von den Vorteilen bestimmter Lösungen zu überzeugen und sich dem Auftraggeber und Bauherren gegenüber professional zu präsentieren. Initiieren Sie geeignete Beteiligungsprozesse mit potenziellen Nutzern entfalten sich eine Reihe von Chancen: Diese sind von Beginn an der Ausgestaltung von Räumen beteiligt und bringen ihr Erfahrungswissen mit ein – Bestellprozesse werden optimiert, ungenutzte oder ineffiziente Lösungen vermieden. Die hohe Akzeptanz von Gestaltungs- und Ausstattungslösungen verändert von vornherein die Motivation der Nutzung dieser – begeisterte Mitarbeiter werden zu Influencern innerhalb des Unternehmens und zeigen ihre Arbeitsplätze gerne.  Weitere Büroraumprojekte für ein agiles und kollaboratives Arbeiten entstehen.

    Auftraggeber überzeugt!

    Den Bauherren und das Management werden vor allem überzeugen, dass sich neben aktivitätsorientierten Flächen, die eine wesentlich höhere Produktivität erzielen, Mitarbeiter zufriedener sind und Nachplanzeiten und Korrekturen vermieden werden. Schaffen Sie als Innenarchitekt und Fachhändler eine „Vorteilsübersetzung“, sind alle am Prozess einer räumlichen Umgestaltung Beteiligten überzeugt den richtigen Partner gefunden zu haben!

    Was heißt „Beteiligung“?

    Als Innenarchitekt und Fachhändler Beteiligungsprozesse zu imitieren heißt zunächst den Kunden davon zu überzeugen, dass Partizipationsprozesse ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine gelungene Büroplanung darstellen. Alle Stakeholder zu identifizieren, ihre Interessen zu kennen und gemeinsam mit dem Management geeignete Anlässe zu schaffen diese zu beteiligen kann in Zukunft ihre Aufgabe sein – als Moderator zwischen den verschiedenen Gruppen innerhalb des Unternehmens!

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