• Durch Mitarbeiter-Beteiligung zum passenden Büro

    Der nachfolgende Text von Miriam Ertel über Mitarbeiter-Beteiligung bei Change Prozessen ist als Gastbeitrag im “Hallo Arbeit”-Magazin erschienen.
    Er ist auch in PDF-Form abrufbar:
    → Artikel im Magazin “Hallo Arbeit” – September 2022 (pdf)


    Die Zukunft ist schon da! Neue Formen der Zusammenarbeit und das bewusste Gestalten des „New Normal“ ist jetzt in vielen Unternehmen an der Tagesordnung. Zu lange hat man sich mit „Übergängen“ und Provisorien hinsichtlich der zukünftigen Zusammenarbeit beholfen. Das spiegelt sich auch in Raumkonzepten wider, die jetzt nicht mehr zu passen scheinen. In aufwendigen Büroplanungsprozessen werden neue Raumkonzepte geplant und umgesetzt.

    Nutzer beteiligen lohnt sich

    Wir haben uns daran gewöhnt, dass sich die Arbeitsumgebung von jetzt auf gleich verändern kann — diese positive Entwicklung gilt es mitzunehmen für die dauerhafte Umgestaltung von Arbeitsräumen. Meistens vom Management initiiert und mit Architekten geplant, werden oft auch frühzeitig Innenarchitekten und Büromöbel-Fachhändler einbezogen, um Lösungen für die Gestaltung und Ausstattung der neuen Arbeitsräume zu liefern. Dem Nutzer kommt dabei oft eine untergeordnete Rolle zu. Unterstellt wird, dass dieser in der „schönen, neuen Arbeitswelt“ Begeisterung und Motivation von allein entfaltet, schließlich habe man viel Geld investiert, um die Flächen umzugestalten. Die Nutzer neuer Bürowelten frühzeitig in die Planung und Umsetzung zu beteiligen, birgt allerdings viele Chancen, die es zu nutzen gilt.

    Akzeptanz erhöhen, Mitarbeiter überzeugen

    Initiiert man geeignete Beteiligungsprozesse mit potenziellen Nutzern entfalten sich eine Reihe von Chancen: Diese sind von Beginn an der Ausgestaltung von Räumen beteiligt und bringen ihr Erfahrungswissen mit ein — Bestellprozesse werden optimiert, ungenutzte oder ineffiziente Lösungen vermieden. Die hohe Akzeptanz von Gestaltungs- und Ausstattungslösungen verändert von vornherein die Motivation der Nutzung dieser. Begeisterte Mitarbeiter werden zu Influencern innerhalb des Unternehmens und zeigen ihre Arbeitsplätze gerne. Weitere Büroraumprojekte für ein agiles und kollaboratives Arbeiten entstehen.

    Kreative Workshops als Element gelungener Mitarbeiter-Beteiligung

    In Change Prozessen werden Workshops mit an Veränderungen beteiligten Teams seit Jahren erfolgreich umgesetzt. Warum? Zum einen weiß man mittlerweile, dass die Akzeptanz für Veränderungen dann am größten ist, wenn Beteiligte frühestmöglich einbezogen werden, ihre Ideen und Bedenken gehört und sie in weitere Prozesse einbezogen werden.

    Zum anderen benötigt man die Informationen der Basis: Welche Herausforderungen werden gesehen? Welche Ideen gibt es bereits?

    In drei Schritten zum Erfolg

    Als Planer von Workspace Projekten macht man sich die Vorteile der aktiven Mitarbeiter-Beteiligung zu eigen.

    • Zur Sammlung von Informationen
    • Zum Verständnis für die zukünftigen Herausforderungen
    • Als Influencer für zukünftige Raumprojekte im Unternehmen

    Workshops eignen sich auch deshalb besonders gut, weil Kreativität und Kollaboration im Vordergrund stehen. Die sogenannte „Schwarmintelligenz“ in Teams sorgt dafür, dass eine Vielzahl von Ideen und Herausforderungen zum Vorschein kommen. Das „Miteinander im Team“, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, die starke Einbindung von Kunden in Projekten — als diese zukünftigen und agilen Anforderungen kommen in Workshops deutlich besser zum Vorschein.

  • Wie mein Büro aussieht – Mittlerweile echt egal, oder?

    Obwohl oder gerade weil wir mittlerweile viel Zeit an „anderen Orten“ (die meisten nennen es „mobile Arbeit“) verbringen, kommt dem #Office als Arbeitsort gerade jetzt eine hohe Bedeutung zu. Warum?

    90% unserer gesamten Lebenszeit verbringen wir in Räumen und diese formt uns, unser #Wohlbefinden und unsere Produktivität. Die vorherrschenden #Raumkonzepte orientieren sich natürlich an der Zeit „vorher“ (vor Corona, vor der digitalen Transformation, vor #hybrider Zusammenarbeit).

    Jetzt wissen wir: Heute nehmen Gemeinschaft und Dialog einen viel größeren Stellenwert ein – und die Räumlichkeiten, unsere Offices und #Bürolandschaften bilden das selten ab.

    Schade!

    Denn: Der emotionalen Entkoppelung durch mangelnde soziale Kontakte im mobilen Office kann durch Räume der Begegnung in Unternehmen entgegengewirkt werden!

    Räume der Begegnung schaffen

    Diese Räume bewusst zu schaffen, örtlich wie zeitlich, ist ein wichtiger Beitrag für die Unternehmenskultur und das Wohlbefinden in der zunehmend hybrider werdenden Arbeitswelt!

    Nutzen Sie die Chance, bringen Sie Menschen zusammen, gestalten Sie Ihr Office neu – als Werkzeug neuer Formen der Zusammenarbeit und Kollaboration.

  • Neue Arbeitswelten gemeinsam gestalten – new work erleben!

    Die Zukunft ist schon da! Neue Formen der Zusammenarbeit sind in vielen Unternehmen mittlerweile an der Tagesordnung.  Unternehmen deren Arbeitsumgebungen noch aus Zeiten stammen, bevor es den Euro oder das Internet gab können kaum mehr im umkämpften Wettbewerb um gute Arbeitskräfte bestehen. Die Anpassung des „Werkzeugs Raum“ als Ausdruck von Veränderungen werden in aufwendigen Büroplanungsprozessen geplant und umgesetzt. Dennoch bleibt die Performance häufig hinter den Erwartungen von Führungskräften zurück. Im Gegenteil: Ein Widerstand der Nutzer lässt erkennen, dass diese im Prozess zu wenig beteiligt waren!

    Nutzer beteiligen heißt Nutzer überzeugen

    Im Prozess der Umgestaltung von Arbeitsräumen sind viele Akteure eingebunden – meistens vom Management initiiert und mit Architekten geplant, werden mittlerweile frühzeitig Innenarchitekten und Fachhändler einbezogen, um notwendige Lösungen für die Gestaltung und Ausstattung zu liefern. Dem Nutzer kommt dabei oft eine untergeordnete Rolle zu – unterstellt wird, dass dieser in der „schönen, neuen Arbeitswelt“ Begeisterung und Motivation von allein entfaltet, schließlich habe mal viel Geld investiert, um die Flächen umzugestalten. Die Nutzer neuer Bürowelten frühzeitig in die Planung und Umsetzung zu beteiligen birgt allerdings viele Chancen, die es zu nutzen gilt. Dabei können Sie als Innenarchitekt und Fachhändler eine wesentliche Rolle spielen und Ihr Angebotsportfolio erweitern!

    Akzeptanz erhöhen, Auftraggeber überzeugen

    Üblicherweise verläuft ein Büroplanungsprozess strukturiert und an Bauzeitenplänen orientiert: Zunächst werden Grundlagen und Bedarfe ermittelt, Ausschreibungen für Gewerke und Dienstleister angestoßen und alle baulichen Schritte im Detail geplant. Aus der Perspektive des Fachhändlers und Innenarchitekten ergeben sich innerhalb der einzelnen Schritte enormes Potential den Nutzer von den Vorteilen bestimmter Lösungen zu überzeugen und sich dem Auftraggeber und Bauherren gegenüber professional zu präsentieren. Initiieren Sie geeignete Beteiligungsprozesse mit potenziellen Nutzern entfalten sich eine Reihe von Chancen: Diese sind von Beginn an der Ausgestaltung von Räumen beteiligt und bringen ihr Erfahrungswissen mit ein – Bestellprozesse werden optimiert, ungenutzte oder ineffiziente Lösungen vermieden. Die hohe Akzeptanz von Gestaltungs- und Ausstattungslösungen verändert von vornherein die Motivation der Nutzung dieser – begeisterte Mitarbeiter werden zu Influencern innerhalb des Unternehmens und zeigen ihre Arbeitsplätze gerne.  Weitere Büroraumprojekte für ein agiles und kollaboratives Arbeiten entstehen.

    Auftraggeber überzeugt!

    Den Bauherren und das Management werden vor allem überzeugen, dass sich neben aktivitätsorientierten Flächen, die eine wesentlich höhere Produktivität erzielen, Mitarbeiter zufriedener sind und Nachplanzeiten und Korrekturen vermieden werden. Schaffen Sie als Innenarchitekt und Fachhändler eine „Vorteilsübersetzung“, sind alle am Prozess einer räumlichen Umgestaltung Beteiligten überzeugt den richtigen Partner gefunden zu haben!

    Was heißt „Beteiligung“?

    Als Innenarchitekt und Fachhändler Beteiligungsprozesse zu imitieren heißt zunächst den Kunden davon zu überzeugen, dass Partizipationsprozesse ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine gelungene Büroplanung darstellen. Alle Stakeholder zu identifizieren, ihre Interessen zu kennen und gemeinsam mit dem Management geeignete Anlässe zu schaffen diese zu beteiligen kann in Zukunft ihre Aufgabe sein – als Moderator zwischen den verschiedenen Gruppen innerhalb des Unternehmens!

  • Ist ein eigener Arbeitsplatz im Unternehmen in Zukunft eine Utopie?

    Ja und nein. Der eigene Arbeitsplatz gewinnt und verliert derzeit gleichzeitig an Bedeutung. Eigentlich ist er ein Anker für den „einen/eigenen Platz“ und bietet ein Stück Sicherheit in der ansonsten schon sehr unruhigen und von Veränderungen geprägten Arbeitswelt. Auf der anderen Seite gibt es die Erwartung an permanenter Mobilität – und das wollen Arbeitgeber ja genauso wie Mitarbeitende! Den Wunsch nach Privatsphäre verlagert der Mitarbeitende zukünftig noch stärker ins Homeoffice, der Arbeitsplatz im Unternehmen wird dann funktionaler wahrgenommen und muss nicht alle Bedürfnisse erfüllen – er sollte aber hervorragend funktionieren und mir Dinge bieten, die ich Zuhause nicht habe!

    Was habe ich zuhause nicht?

    Was fehlt ist vor allem der direkte, unkomplizierte und persönliche Kontakt zu Kolleg:innen und Vorgesetzten. Auch die kreative Zusammenarbeit ist virtuell nicht so inspirierend wie im persönlichen Austausch. Das Gefühl von Zugehörigkeit habe ich nur, wenn ich am „Ort des Geschehens“ bin. Beziehen Führungskräfte ihre Teams mit ein bei der Frage nach dem „Wo findet in Zukunft was statt? Wofür und wie oft treffen wir uns im Office?“ lassen sich die Fragen schnell in gute Lösungen umsetzen und die Motivation und Produktivität steigt! Lassen Sie sich diese Chance auf wertvolle Partizipation nicht entgehen und konzipieren Sie gemeinsam neue Ansätze für Raum- und Arbeitskonzepte!