• New Work & Selbstorganisation = Schwarmintelligenz oder Chaos?

    Neue Formen von Zusammenarbeit feiern nicht erst nach der Einführung des bereits überstrapazierten Begriffs des „New Work“ große Erfolge. In Krisenzeiten konnten diese Teams häufig sogar besser und schneller agieren und waren krisensicherer als traditionell hierarchisch angebundene Teams. Waren sie es doch schon gewohnt sich zügig auf neue Situationen einzustellen, ging die Umstellung auf den Krisenmodus flott.

    Doch gibt es auch Grenzen in der selbstorganisierten Zusammenarbeit? JEIN!

    Eine Antwort darauf setzt Klarheit darüber voraus, was Teams alles selbst organisieren. Viele denken dabei nur an die Planung und Koordination der eigentlichen Aufgaben.

    Schaut man sich allerdings die Rolle von Führungskräften an, erkennt man schnell, dass Führung in selbstorganisierten Teams noch weitaus mehr Herausforderungen bereithält:

    • Das Treffen von Entscheidungen
    • Das Umgehen mit Spannungen und Konflikten
    • Das sich wechselseitige Geben von Feedback
    • Sich als Team insgesamt weiterentwickeln
    • Mit Fluktuation umgehen
    • Und nicht zuletzt: Das Aushandeln von Zielen und Strategien.

    Klar wird, dass jedes einzelne Handlungsfeld eine Vereinbarung über das WIE voraussetzt: Wie treffen wir Entscheidungen? Wie nehmen wir Spannungen wahr und geben diesen Raum? Wie stellen wir sicher, dass sich Jede:r und wir uns als Team insgesamt weiterentwickeln?

    Gefragt sind Methoden und Formate, die solche Prozesse unterstützen und eine klare Verteilung von Rollen, um vereinbarte Rahmenbedingungen diszipliniert einzuhalten und zu „beleben“!

    Wichtig: Ein Commitment innerhalb des Teams über Aufgaben, Befugnisse und Ressourcen einer Rolle, das „Lernen“ von Methoden, Fehlertoleranz und die regelmäßige Retrospektive auf die Qualität der Zusammenarbeit insgesamt – dann hat Selbstorganisation keine Grenzen und Teams entfalten ihre Kompetenzen zu einer regelrechten Schwarmintelligenz!

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  • Ist die Küche das neue Büro? Warum man heute noch ins Office geht…

    Wenn man Mitarbeitende heute fragt, warum sie noch ins Büro fahren, bekommt man häufig die Antwort: „Um KollegInnen zu treffen“! Und nicht selten folgt die Ernüchterung auf dem Fuße – wenn man voller Euphorie und mit spannenden Storys im Gepäck durch die Bürotür kommt und sieht: KeineR da!

    Wenn man Führungskräfte heute fragt, warum sie sich wünschen, dass Mitarbeitende ins Büro kommen – ja: Welche Antwort erhält man dann? Je nach Führungsstil divergiert die Spanne zwischen „Um das Zugehörigkeitsgefühl zu stärken“ und „damit ich sehe, dass auch wirklich gearbeitet wird“.

    Kann das Raumkonzept dazu beitragen allen Bedürfnissen gerecht zu werden?

    Jein!

    Natürlich laden gut gestalte Meetingpoints, kreative Projekträume und Kaffeebars zum Austausch ein, den „Flurfunk“ zu beleben, gemeinsam an innovativen Ideen zu feilen oder ein Meeting in angenehmer Atmosphäre abzuhalten, aber: Das gelingt nur über ein Commitment innerhalb der Teams und der Organisation insgesamt!

    Was wünschen wir uns, um allen Bedürfnissen – denen nach informellem Austausch und dem Schnuppern des „Stallgeruchs“ genauso wie dem Bedürfnis nach Informationstransfer des in Projekten Geleisteten – nachzukommen?

    Nichts dem Zufall überlassen

    Die Realität zeigt sehr deutlich, dass beides nicht in der gewünschten Form stattfindet, wenn man es dem Zufall überlässt oder gar eine neu verabschiedende Betriebsvereinbarung „mobiles Arbeiten“ direkt in die Schublade legt.

    Das persönliche Zusammenkommen benötigt eine klare Verabredung:
    Warum genau möchten wir uns, mit welchem Ziel und auf welche Art im Office treffen? Alle Beteiligten möchten doch am Ende das Gefühl haben: Dafür hat es sich wirklich gelohnt ins Büro zu kommen!

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  • Nutzer neuer Räume in der Planung beteiligen – aber wie?

    Die Planer und Ausstatter neuer Bürokonzepte stehen vor unterschiedlichen Herausforderungen: Der Bauherr hat nicht selten bereits klare Vorstellungen davon, wie das „new work“ in sein Unternehmen einziehen soll – das Arbeiten soll produktiver, flexibler und digitaler werden – natürlich bei gleichzeitiger Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit! Die Teams, die später in neue Workspaces einziehen sollen, dürfen sich dabei oft nur wenig äußern („wir kennen die Anforderungen der Zukunft, die Mitarbeiter werden dann schon glücklich sein“) oder ihre zukünftigen Anforderungen werden durch die Führungskräfte in den Planungsprozess eingebracht. Nutzer in den Prozess zu integrieren scheint oft zu aufwendig.

    Workshops als Element gelungener Nutzerbeteiligung

    In Change Prozessen werden Workshops mit an Veränderungen beteiligten Teams seit Jahren erfolgreich umgesetzt. Warum? Zum einen weiß man mittlerweile, dass die Akzeptanz für Veränderungen dann am größten ist, wenn Beteiligte frühestmöglich einbezogen werden, ihre Ideen und Bedenken gehört und sie in weitere Prozesse einbezogen werden.

    Zum anderen benötigt man die Informationen der Basis: Welche Herausforderungen werden gesehen? Welche Ideen gibt es bereits?

    In drei Schritten zum Planungserfolg

    Als Planer von Workspace Projekten macht man sich die Vorteile der aktiven Nutzerbeteiligung zu eigen.

    • Zur Sammlung von Informationen
    • Zum Verständnis für die zukünftigen Herausforderungen
    • Als Influencer für zukünftige Raumprojekte im Unternehmen

    Workshops vs. Interviews

    Workshops eignen sich im Gegensatz zu Interviews besser, weil Kreativität und Kollaboration im Vordergrund stehen. Die sogenannte „Schwarmintelligenz“ in Teams sorgt dafür, dass eine Vielzahl von Ideen und Herausforderungen zum Vorschein kommen, während Interviews oft nur die Einzelbedürfnisse fokussieren. Das „Miteinander im Team“, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, die stärke Einbindung von Kunden in Projekten – als diese zukünftigen und agilen Anforderungen kommen in Workshops deutlich besser zum Vorschein.

    Der Planer als Moderator

    Der Moderator im Allgemeinen ermöglicht vor allem Lösungs- und Einigungsprozesse in Gruppen –  durch die Zusammenführung von Personen mit gemeinsamen Interessen und Zielen.  Soweit die Theorie! Was heißt das für Sie in Planungsprozessen neuer Raumprojekte? Das Vermitteln zwischen verschiedenen Stakeholdern gehört mittlerweile schon zum Tagesgeschäft. Bauherren, Behörden, Handwerker, beteiligte Abteilungen des Unternehmens (Facility Management, Betriebsräte etc.) – alle wollen mitentscheiden. Umso wichtiger, sich der eigenen Rolle in diesem Prozess deutlich zu werden!

    Zu beachten ist, dass sich ein Moderator möglichst neutral und objektiv verhält. Bei der Beteiligung von Nutzern kommt hinzu, dass es neben der Vermittlung zwischen Sachthemen nicht selten Gruppendynamik und Gefühlslagen eine Rolle spielen – all das muss gesteuert werden.

    Merkmale gelungener Workshops

    Moderation bedient sich bestimmter, didaktischer Prinzipien. Der Fokus liegt auf dem Ziel: Was möchte ich mit dieser Form der Beteiligung erreichen?

    Wenn ein Planungsprozess angestoßen wird, in dem verschiedene, bislang getrennt voneinander agierende Abteilungen, auf einer gemeinsamen Fläche zusammenarbeiten sollen, könnte dieses heißen:

    „Käufer im Fokus –gemeinsam erfolgreich in Kundenprojekten“

    Ein gut vorbereiteter Workshoptag gliedert sich in vier Teile – Dem Spirit, das gemeinsame Einstimmen auf das Ziel und das Herstellen eines Commitment der Workshopteilnehmern. In der nachfolgenden Orientierung gibt es ausreichend viele Informationen für die Nutzergruppe: Was hat sich die Unternehmensleitung überlegt? Welcher Strategie folgt das? Was sind die Raumplanungsvisionen, die bereits vorhanden sind? Wie stark können sich Nutzer noch einbringen? Die eigentliche Partizipation findet dann im Kern des Workshops statt. In kleineren Gruppen oder gemeinsam werden Ideen ausgetauscht, Wünsche geäußert und die jeweiligen Arbeitsmodi analysiert: Wer arbeitet eigentlich wie? Was verändert sich in Zukunft? Hier kommen verschiedene Methoden und Techniken der Moderation zum Einsatz. Im Closing des Workshops führt der Moderator die Ideen zusammen und gibt einen Ausblick auf die weiteren Schritte – der Weg zu hoher Akzeptanz Ihrer weiteren Planung ist geebnet!

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