• Eigentlich sind wir noch Höhlenmenschen – wo kann ich mich im Open Space verstecken?

    Von Grundbedürfnissen und neuen Arbeitsumgebungen

    Schon lange beschäftigt sich die Psychologie mit der Wissenschaft der Grundbedürfnisse.

    Das Sicherheitsbedürfnis ist dabei von zentraler Bedeutung und kommt im täglichen Verhalten jedes Menschen zum Ausdruck. Im Kontext der Büronutzung vor allem dadurch, dass ich mir den „einen, eigenen Platz“ sichere. Alle UrlauberInnen kennen den Stress des täglichen Handtuch-auf-die Liege-legens – das brauchen wir im Büro ganz sicher nicht! In unseren Büroplanungsprojekten hören wir meistens „Ich wünsche mir meinen Platz behalten zu können“ oder „ich möchte wissen, wo ich Morgen Arbeiten kann“. Zementiert diese Haltung nur gewohnte Abläufe und unsere Komfortzone? Warum halten wir so an unseren Schreibtischen fest?

    Müssen wir nicht lernen flexibel zu sein und umzudenken?

    Ich glaube beides stimmt: Um sich wohlzufühlen, brauchen wir den Rückzug von der „sozialen Kontrolle“ und das Gefühl nicht jederzeit ansprechbar zu sein, aber: vor allem in hybrid arbeitenden Teams braucht es eben auch Kommunikation und die Möglichkeit über offene Sichtachsen schnell Kontakt aufzunehmen, um sich abzustimmen. Und letztlich erlebe ich die Kultur meines Unternehmens auch nicht in meinem stillen Kämmerlein.

    Heißt? Bei der Veränderung von Raumkonzepten ist eins unerlässlich: Sich klarzumachen, dass die Bedürfnisse von Mitarbeitenden und Teams stark divergieren. Je größer die Vielfalt der Anforderungen, desto flexibler sollte eine Arbeitsumgebung sein. Komfort heißt dann – Ich brauche nicht lang, um mich im neuen Officekonzept zurecht zu finden, die „Bedienung“ ist leicht, schnell und intuitiv und im besten Fall sagen die Komfortzonenbeschützer „ Endlich finde ich jederzeit den perfekten Platz für jede Form von Tätigkeit und Interaktion“ – Das ist der Mehrwert neuer Raumkonzepte, den es sich lohnt anzustreben!

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  • Ist die Küche das neue Büro? Warum man heute noch ins Office geht…

    Wenn man Mitarbeitende heute fragt, warum sie noch ins Büro fahren, bekommt man häufig die Antwort: „Um KollegInnen zu treffen“! Und nicht selten folgt die Ernüchterung auf dem Fuße – wenn man voller Euphorie und mit spannenden Storys im Gepäck durch die Bürotür kommt und sieht: KeineR da!

    Wenn man Führungskräfte heute fragt, warum sie sich wünschen, dass Mitarbeitende ins Büro kommen – ja: Welche Antwort erhält man dann? Je nach Führungsstil divergiert die Spanne zwischen „Um das Zugehörigkeitsgefühl zu stärken“ und „damit ich sehe, dass auch wirklich gearbeitet wird“.

    Kann das Raumkonzept dazu beitragen allen Bedürfnissen gerecht zu werden?

    Jein!

    Natürlich laden gut gestalte Meetingpoints, kreative Projekträume und Kaffeebars zum Austausch ein, den „Flurfunk“ zu beleben, gemeinsam an innovativen Ideen zu feilen oder ein Meeting in angenehmer Atmosphäre abzuhalten, aber: Das gelingt nur über ein Commitment innerhalb der Teams und der Organisation insgesamt!

    Was wünschen wir uns, um allen Bedürfnissen – denen nach informellem Austausch und dem Schnuppern des „Stallgeruchs“ genauso wie dem Bedürfnis nach Informationstransfer des in Projekten Geleisteten – nachzukommen?

    Nichts dem Zufall überlassen

    Die Realität zeigt sehr deutlich, dass beides nicht in der gewünschten Form stattfindet, wenn man es dem Zufall überlässt oder gar eine neu verabschiedende Betriebsvereinbarung „mobiles Arbeiten“ direkt in die Schublade legt.

    Das persönliche Zusammenkommen benötigt eine klare Verabredung:
    Warum genau möchten wir uns, mit welchem Ziel und auf welche Art im Office treffen? Alle Beteiligten möchten doch am Ende das Gefühl haben: Dafür hat es sich wirklich gelohnt ins Büro zu kommen!

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  • Durch Mitarbeiter-Beteiligung zum passenden Büro

    Der nachfolgende Text von Miriam Ertel über Mitarbeiter-Beteiligung bei Change Prozessen ist als Gastbeitrag im “Hallo Arbeit”-Magazin erschienen.
    Er ist auch in PDF-Form abrufbar:
    → Artikel im Magazin “Hallo Arbeit” – September 2022 (pdf)

    Die Zukunft ist schon da! Neue Formen der Zusammenarbeit und das bewusste Gestalten des „New Normal“ ist jetzt in vielen Unternehmen an der Tagesordnung. Zu lange hat man sich mit „Übergängen“ und Provisorien hinsichtlich der zukünftigen Zusammenarbeit beholfen. Das spiegelt sich auch in Raumkonzepten wider, die jetzt nicht mehr zu passen scheinen. In aufwendigen Büroplanungsprozessen werden neue Raumkonzepte geplant und umgesetzt.

    Nutzer beteiligen lohnt sich

    Wir haben uns daran gewöhnt, dass sich die Arbeitsumgebung von jetzt auf gleich verändern kann — diese positive Entwicklung gilt es mitzunehmen für die dauerhafte Umgestaltung von Arbeitsräumen. Meistens vom Management initiiert und mit Architekten geplant, werden oft auch frühzeitig Innenarchitekten und Büromöbel-Fachhändler einbezogen, um Lösungen für die Gestaltung und Ausstattung der neuen Arbeitsräume zu liefern. Dem Nutzer kommt dabei oft eine untergeordnete Rolle zu. Unterstellt wird, dass dieser in der „schönen, neuen Arbeitswelt“ Begeisterung und Motivation von allein entfaltet, schließlich habe man viel Geld investiert, um die Flächen umzugestalten. Die Nutzer neuer Bürowelten frühzeitig in die Planung und Umsetzung zu beteiligen, birgt allerdings viele Chancen, die es zu nutzen gilt.

    Akzeptanz erhöhen, Mitarbeiter überzeugen

    Initiiert man geeignete Beteiligungsprozesse mit potenziellen Nutzern entfalten sich eine Reihe von Chancen: Diese sind von Beginn an der Ausgestaltung von Räumen beteiligt und bringen ihr Erfahrungswissen mit ein — Bestellprozesse werden optimiert, ungenutzte oder ineffiziente Lösungen vermieden. Die hohe Akzeptanz von Gestaltungs- und Ausstattungslösungen verändert von vornherein die Motivation der Nutzung dieser. Begeisterte Mitarbeiter werden zu Influencern innerhalb des Unternehmens und zeigen ihre Arbeitsplätze gerne. Weitere Büroraumprojekte für ein agiles und kollaboratives Arbeiten entstehen.

    Kreative Workshops als Element gelungener Mitarbeiter-Beteiligung

    In Change Prozessen werden Workshops mit an Veränderungen beteiligten Teams seit Jahren erfolgreich umgesetzt. Warum? Zum einen weiß man mittlerweile, dass die Akzeptanz für Veränderungen dann am größten ist, wenn Beteiligte frühestmöglich einbezogen werden, ihre Ideen und Bedenken gehört und sie in weitere Prozesse einbezogen werden.

    Zum anderen benötigt man die Informationen der Basis: Welche Herausforderungen werden gesehen? Welche Ideen gibt es bereits?

    In drei Schritten zum Erfolg

    Als Planer von Workspace Projekten macht man sich die Vorteile der aktiven Mitarbeiter-Beteiligung zu eigen.

    • Zur Sammlung von Informationen
    • Zum Verständnis für die zukünftigen Herausforderungen
    • Als Influencer für zukünftige Raumprojekte im Unternehmen

    Workshops eignen sich auch deshalb besonders gut, weil Kreativität und Kollaboration im Vordergrund stehen. Die sogenannte „Schwarmintelligenz“ in Teams sorgt dafür, dass eine Vielzahl von Ideen und Herausforderungen zum Vorschein kommen. Das „Miteinander im Team“, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, die starke Einbindung von Kunden in Projekten — als diese zukünftigen und agilen Anforderungen kommen in Workshops deutlich besser zum Vorschein.

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  • Open Office – für alle gleich gut?

    Der Begriff „Großraumbüro“ (engl. Open Office) lässt mittlerweile die meisten Führungskräfte und Mitarbeitenden panisch nach Luft schnappen.

    Neue Raumkonzepte gehen heute oft mit dem imaginären Bild eines Open Office und kreativer, multifunktionaler Bürowelten einher, die viele Versprechungen suggerieren: Flexibilität, Zonen die zur kreativen Zusammenarbeit und Kollaboration einladen und nicht zuletzt die gewünschte Mischung aus Wohnzimmer und Büro. Oberstes Ziel: Die Mitarbeitenden kommen wieder gerne ins Büro, fühlen sich wohl und mit dem Unternehmen positiv verbunden!

    Eine Differenzierte Betrachtung ist notwendig

    Aber sind neue Büroraumkonzepte wirklich für jeden Menschen die „richtige“ Lösung? Heute weiß man, dass eine differenzierte Betrachtung auch im Bereich der Raumplanung den individuellen Bedürfnissen unterschiedlicher Persönlichkeiten und Wahrnehmungstypen guttut.

    Neugierige, „annäherungsmotivierte“ Menschen mit höherer Extraversion fühlen sich in offenen Raumumgebungen, die durch eine Vielzahl von Nutzungsmöglichkeit besticht, oft wohl. Sie gewöhnen sich schnell, suchen sich gerne völlig unverkrampft jeden Tag einen neuen Platz und profitieren von der Abwechslung.

    Menschen mit einer Tendenz zur Vermeidung von Veränderungen, sogenannte vermeidungsmotivierte Persönlichkeiten, versuchen sich in einer neuen Umgebung zunächst anzupassen, obwohl sie sich nicht wohlfühlen – sie benötigen deutlich mehr Unterstützung die individuellen Vorteile für sich zu übersetzen und anzunehmen.

    Mitarbeitende beim Change Prozess mitnehmen

    In beiden Fällen beobachtet man in der Praxis eine Tendenz zur Selbstverstärkung – die Rückkoppelung mit der Umgebung kann für den Einen zu einer positiven Verstärkung gewünschter Verhaltensweisen (Kreativität, Kommunikation) führen, für Andere zu einer Verstärkung des „Fremdkörpergefühls“ und damit zu einem Abfall von Produktivität und Wohlbefinden. Um den inneren Rückzug zu vermeiden, ist es von zentraler Bedeutung Mitarbeitende beim „Change“ von Büroraumkonzepten mitzunehmen und bei der Planung und Gestaltung zu beteiligen. Das perfekte Konzept lebt am Ende von der größtmöglichen Diversität aus NutzerInnen-Sicht – neben kreativen Projekträumen muss es immer auch ausreichend Raum für Konzentration und Rückzug geben. Zusätzlich zur lebhaften Kaffeebar auch einen Entspannungsbereich, in dem man seine Pause allein verbringen kann – eben das Beste aus allen Welten!

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  • Nutzer neuer Räume in der Planung beteiligen – aber wie?

    Die Planer und Ausstatter neuer Bürokonzepte stehen vor unterschiedlichen Herausforderungen: Der Bauherr hat nicht selten bereits klare Vorstellungen davon, wie das „new work“ in sein Unternehmen einziehen soll – das Arbeiten soll produktiver, flexibler und digitaler werden – natürlich bei gleichzeitiger Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit! Die Teams, die später in neue Workspaces einziehen sollen, dürfen sich dabei oft nur wenig äußern („wir kennen die Anforderungen der Zukunft, die Mitarbeiter werden dann schon glücklich sein“) oder ihre zukünftigen Anforderungen werden durch die Führungskräfte in den Planungsprozess eingebracht. Nutzer in den Prozess zu integrieren scheint oft zu aufwendig.

    Workshops als Element gelungener Nutzerbeteiligung

    In Change Prozessen werden Workshops mit an Veränderungen beteiligten Teams seit Jahren erfolgreich umgesetzt. Warum? Zum einen weiß man mittlerweile, dass die Akzeptanz für Veränderungen dann am größten ist, wenn Beteiligte frühestmöglich einbezogen werden, ihre Ideen und Bedenken gehört und sie in weitere Prozesse einbezogen werden.

    Zum anderen benötigt man die Informationen der Basis: Welche Herausforderungen werden gesehen? Welche Ideen gibt es bereits?

    In drei Schritten zum Planungserfolg

    Als Planer von Workspace Projekten macht man sich die Vorteile der aktiven Nutzerbeteiligung zu eigen.

    • Zur Sammlung von Informationen
    • Zum Verständnis für die zukünftigen Herausforderungen
    • Als Influencer für zukünftige Raumprojekte im Unternehmen

    Workshops vs. Interviews

    Workshops eignen sich im Gegensatz zu Interviews besser, weil Kreativität und Kollaboration im Vordergrund stehen. Die sogenannte „Schwarmintelligenz“ in Teams sorgt dafür, dass eine Vielzahl von Ideen und Herausforderungen zum Vorschein kommen, während Interviews oft nur die Einzelbedürfnisse fokussieren. Das „Miteinander im Team“, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, die stärke Einbindung von Kunden in Projekten – als diese zukünftigen und agilen Anforderungen kommen in Workshops deutlich besser zum Vorschein.

    Der Planer als Moderator

    Der Moderator im Allgemeinen ermöglicht vor allem Lösungs- und Einigungsprozesse in Gruppen –  durch die Zusammenführung von Personen mit gemeinsamen Interessen und Zielen.  Soweit die Theorie! Was heißt das für Sie in Planungsprozessen neuer Raumprojekte? Das Vermitteln zwischen verschiedenen Stakeholdern gehört mittlerweile schon zum Tagesgeschäft. Bauherren, Behörden, Handwerker, beteiligte Abteilungen des Unternehmens (Facility Management, Betriebsräte etc.) – alle wollen mitentscheiden. Umso wichtiger, sich der eigenen Rolle in diesem Prozess deutlich zu werden!

    Zu beachten ist, dass sich ein Moderator möglichst neutral und objektiv verhält. Bei der Beteiligung von Nutzern kommt hinzu, dass es neben der Vermittlung zwischen Sachthemen nicht selten Gruppendynamik und Gefühlslagen eine Rolle spielen – all das muss gesteuert werden.

    Merkmale gelungener Workshops

    Moderation bedient sich bestimmter, didaktischer Prinzipien. Der Fokus liegt auf dem Ziel: Was möchte ich mit dieser Form der Beteiligung erreichen?

    Wenn ein Planungsprozess angestoßen wird, in dem verschiedene, bislang getrennt voneinander agierende Abteilungen, auf einer gemeinsamen Fläche zusammenarbeiten sollen, könnte dieses heißen:

    „Käufer im Fokus –gemeinsam erfolgreich in Kundenprojekten“

    Ein gut vorbereiteter Workshoptag gliedert sich in vier Teile – Dem Spirit, das gemeinsame Einstimmen auf das Ziel und das Herstellen eines Commitment der Workshopteilnehmern. In der nachfolgenden Orientierung gibt es ausreichend viele Informationen für die Nutzergruppe: Was hat sich die Unternehmensleitung überlegt? Welcher Strategie folgt das? Was sind die Raumplanungsvisionen, die bereits vorhanden sind? Wie stark können sich Nutzer noch einbringen? Die eigentliche Partizipation findet dann im Kern des Workshops statt. In kleineren Gruppen oder gemeinsam werden Ideen ausgetauscht, Wünsche geäußert und die jeweiligen Arbeitsmodi analysiert: Wer arbeitet eigentlich wie? Was verändert sich in Zukunft? Hier kommen verschiedene Methoden und Techniken der Moderation zum Einsatz. Im Closing des Workshops führt der Moderator die Ideen zusammen und gibt einen Ausblick auf die weiteren Schritte – der Weg zu hoher Akzeptanz Ihrer weiteren Planung ist geebnet!

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  • Home Office – super, oder….nicht?

    Warum soll ich als Mitarbeiter:in eigentlich (noch) in´s Büro kommen, wo doch von zu Hause aus alles so wunderbar läuft?

    Das setzt ja voraus, dass Zuhause alles wunderbar läuft. Welche Führungskraft weiß das schon von ihren Mitarbeitenden? Viele haben im zurückliegenden Jahr die Flexibilität, reduzierte Fahrtwege und nicht zuletzt die Nähe zum eigenen Kühlschrank zu schätzen gelernt. Aber wie sehen die Arbeitsplätze Zuhause denn wirklich aus und wie funktional sind sie? Wer kann sich schon ein eigenes Arbeitszimmer bei immer stärker steigenden Wohnkosten leisten?

    Meine These ist, dass die Errungenschaften aus Arbeitsschutz und Ergonomie am heimischen Küchentisch häufig eher vernachlässigt werden und die Qualität im Vergleich zum Arbeitsplatz im Unternehmen eher geringer ausfällt – das wird dann gerne in Kauf genommen und gleicht sich vermeintlich zu den beschriebenen Vorteilen aus – noch! Wir denken gerne darüber nach, wofür sich welcher Arbeitsort wirklich eignet in einer perfekten Balance zwischen Home & Office! Investieren Sie in gute Raumkonzepte – im eigenen Office aber auch unter Berücksichtigung der Arbeitsplätze von Mitarbeitenden Zuhause!

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